이제 인공지능(AI) 시대에 맞춰 우리도 데이터 관리와 보고 방식을 바꿔야 할 때입니다. 지금까지 파편화된 정보만으로 AI를 활용하거나, 보고서 작성에만 매몰되어 정작 중요한 맥락과 참고 자료를 놓치고 있었다면, 이제는 효율적인 정보 공유와 체계적인 보고 방식을 통해 AI의 성능을 극대화하고 업무 전반의 효율을 높일 수 있습니다.
AI는 수많은 데이터를 학습하여 잠재된 패턴을 찾아내는 역할을 합니다. 따라서 AI가 똑똑해지기 위해서는 충분히 많은 데이터 확보가 필수적입니다. 그러나 대한민국 정부의 데이터가 D 드라이브에 파편화되어 관리되고 있다면, 이는 포맷과 함께 중요한 맥락, 암묵지, 과정까지 사라질 위험이 있습니다. 이는 미래의 공무원들이 활용해야 할 AI의 잠재력을 아무도 모른 채 소멸시키는 것과 같습니다.
반면, 실리콘밸리의 선두 기업들은 데이터 관리와 보고 방식에서 차별화된 접근을 보여줍니다. 아마존의 ‘6 페이저(6 Pager)’는 회의에 참석하는 모든 구성원이 6페이지 분량의 메모를 작성하고 공유하는 방식으로, 회의 시작 30분간 이 메모를 읽는 데 할애합니다. 이 메모는 도입부, 목표, 원칙, 사업 현황, 교훈, 전략적 우선순위, 부록으로 구성되어 명확한 목표와 원칙을 바탕으로 길을 잃지 않도록 돕습니다. 이와 같은 서술체 기반의 보고는 파워포인트(PPT)와 달리 엉성한 사고를 숨기기 어렵게 만들어 더 나은 사고와 중요한 것에 대한 이해를 강제합니다.
또한, 실리콘밸리에서는 위키 엔진 기반의 게시판을 통한 클라우드 협업 시스템이 기본입니다. 재무와 인사를 제외한 대부분의 부서 게시판은 공개를 원칙으로 하여 모든 참가자가 맥락을 이해할 수 있도록 합니다. 이는 단순히 문서를 공유하는 것을 넘어, 그간의 모든 논의 과정과 자료를 축적하여 ‘맥락’을 공유하는 것입니다. 이러한 시스템은 AI가 학습할 풍부한 데이터를 제공하며, 파편화된 문장만 제공하는 조직과 모든 맥락과 참고 자료를 넘겨주는 조직 간의 AI 지능 격차를 확연히 벌릴 것입니다.
따라서 우리는 1페이지 요약에 치중하기보다, ‘6 페이저’처럼 서술체로 작성된 상세한 보고서를 통해 전체 소요 시간을 고려한 총소유비용(TCO)을 생각해야 합니다. 1페이지 보고서는 잉크값이 비싼 싸구려 잉크젯 프린터와 같이 단기적으로는 편리해 보일지라도 장기적으로는 비효율을 초래할 수 있습니다.
중요한 결정이 필요한 보고서는 반드시 서술체로 작성해야 합니다. 음슴체는 엉성한 사고를 숨기기 쉬우나, 서술체는 더 나은 사고와 중요한 것에 대한 이해를 강제합니다. 무엇보다도 서술체는 AI 학습과 맥락 공유에 있어 백만 배 더 나은 결과를 가져올 것입니다. 대한민국 공무원들은 이처럼 훨씬 더 뛰어난 인공지능을 쓸 자격이 있습니다.